เลือกผู้ให้บริการ e-Tax Invoice อย่างไรให้เหมาะกับธุรกิจ ?

เมื่อธุรกิจเริ่มเปลี่ยนจากการออกใบกำกับภาษีแบบกระดาษมาเป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์ หนึ่งในคำถามสำคัญคือควรพัฒนาระบบด้วยตัวเอง หรือเลือกใช้ผู้ให้บริการ e-Tax Invoice ที่ช่วยดูแลตั้งแต่การจัดทำเอกสาร การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ไปจนถึงการนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร

สำหรับธุรกิจที่มีเอกสารจำนวนมาก ใช้ระบบบัญชีหรือ ERP อยู่แล้ว หรือไม่มีทีมไอทีสำหรับดูแลระบบภาษีโดยเฉพาะ การใช้บริการจากผู้ให้บริการภายนอกอาจช่วยลดขั้นตอนและทำให้การเปลี่ยนผ่านสู่ e-Tax Invoice & e-Receipt เป็นระบบมากขึ้น แต่ก่อนตัดสินใจควรพิจารณามากกว่าราคา เพราะระบบดังกล่าวเกี่ยวข้องโดยตรงกับข้อมูลทางบัญชี ภาษี และการดำเนินงานประจำวันของธุรกิจ

ผู้ให้บริการ e-Tax Invoice คืออะไร ?

ผู้ให้บริการ e-Tax Invoice หรือ Service Provider คือผู้ให้บริการระบบที่ช่วยผู้ประกอบการดำเนินงานเกี่ยวกับใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ โดยขอบเขตบริการอาจแตกต่างกัน เช่น การรับข้อมูลจากระบบบัญชี การจัดทำไฟล์ตามรูปแบบที่กำหนด การลงลายมือชื่อดิจิทัล การนำส่งข้อมูล และการจัดเก็บเอกสารเพื่อค้นหาในภายหลัง

กรมสรรพากรแบ่งผู้ให้บริการ e-Tax Invoice & e-Receipt ออกเป็นประเภทบริการ เช่น ผู้ให้บริการนำส่งข้อมูล และผู้ให้บริการจัดทำและนำส่งข้อมูล ผู้ประกอบการสามารถตรวจสอบรายชื่อและขอบเขตบริการของผู้ให้บริการผ่านระบบค้นหารายชื่อของกรมสรรพากรได้

ดังนั้น ก่อนเลือกใช้บริการ ไม่ควรพิจารณาเพียงว่าผู้ให้บริการสามารถ “ออก e-Tax” ได้หรือไม่ แต่ควรตรวจสอบด้วยว่าสามารถรองรับขั้นตอนใดของธุรกิจได้จริง

5 เรื่องที่ควรเช็กก่อนเลือกผู้ให้บริการ e-Tax Invoice

1. ตรวจสอบรายชื่อและสถานะของผู้ให้บริการ

สิ่งแรกที่ควรทำคือตรวจสอบข้อมูลจากกรมสรรพากรว่า ผู้ให้บริการรายนั้นอยู่ในรายชื่อผู้ให้บริการตัวแทนหรือไม่ รวมถึงดูว่ารองรับบริการด้านใด เช่น นำส่งข้อมูลอย่างเดียว หรือครอบคลุมทั้งการจัดทำและนำส่ง

กรมสรรพากรยังระบุว่าหนังสือรับรองของผู้ให้บริการมีรอบการทบทวนด้านความมั่นคงปลอดภัยสารสนเทศ จึงควรตรวจสอบสถานะล่าสุดก่อนทำสัญญา

1. เชื่อมต่อกับระบบเดิมได้หรือไม่

ธุรกิจจำนวนมากมีระบบ ERP โปรแกรมบัญชี POS หรือระบบขายออนไลน์ใช้งานอยู่แล้ว การเลือกผู้ให้บริการ e-Tax Invoice ที่รองรับการเชื่อมต่อผ่าน API หรือสามารถดึงข้อมูลจากระบบเดิมได้ จะช่วยลดการบันทึกข้อมูลซ้ำ

หากต้อง Export ข้อมูลจากระบบหนึ่งแล้วนำไป Import อีกระบบทุกวัน ขั้นตอนดังกล่าวอาจกลายเป็นภาระเมื่อจำนวนเอกสารเพิ่มขึ้น จึงควรสอบถามรูปแบบ Integration ตั้งแต่ก่อนเริ่มโครงการ

1. รองรับปริมาณเอกสารและช่วงพีคได้เพียงใด

ธุรกิจไม่ควรประเมินระบบจากจำนวนเอกสารเฉลี่ยเพียงอย่างเดียว แต่ควรดูจำนวนสูงสุดในช่วงสิ้นเดือน แคมเปญใหญ่ หรือวันที่มียอดขายจำนวนมากด้วย ควรถามให้ชัดว่าระบบรองรับการออกเอกสารพร้อมกันได้เท่าใด มีการจัดการกรณีส่งข้อมูลไม่สำเร็จอย่างไร และสามารถตรวจสอบสถานะเอกสารย้อนหลังได้หรือไม่ เพื่อป้องกันปัญหาเมื่อธุรกิจขยายตัว

1. มีระบบรักษาความปลอดภัยและจัดเก็บข้อมูลอย่างไร

ข้อมูลในใบกำกับภาษีมีทั้งรายละเอียดลูกค้า ยอดขาย และข้อมูลทางภาษี ผู้ประกอบการจึงควรพิจารณามาตรการด้านความปลอดภัย การกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งาน การสำรองข้อมูล และการตรวจสอบประวัติการใช้งาน

ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt มีมาตรฐานทางเทคนิคและข้อกำหนดเกี่ยวกับการจัดทำและส่งเอกสาร รวมถึงการใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ในการลงลายมือชื่อ ผู้ให้บริการจึงควรสามารถอธิบายได้ว่าระบบของตนรองรับข้อกำหนดเหล่านี้อย่างไร

1. มีทีม Support หลังเริ่มใช้งานหรือไม่

ปัญหาที่เกิดขึ้นจริงมักไม่ได้มีเพียงเรื่องการติดตั้ง เช่น เอกสารถูก Reject ข้อมูลไม่ครบ ระบบ ERP ส่งข้อมูลผิดรูปแบบ หรือต้องแก้ไขเอกสารย้อนหลัง จึงควรสอบถามช่องทาง Support เวลาทำการ SLA และขั้นตอนการแก้ปัญหา โดยเฉพาะธุรกิจที่ออกเอกสารทุกวัน เพราะหากระบบหยุดทำงานอาจกระทบทั้งฝ่ายบัญชี ฝ่ายขาย และลูกค้า

ผู้ให้บริการ e-Tax Invoice ช่วยลดงานหลังบ้านได้อย่างไร ?

ประโยชน์ของการใช้ผู้ให้บริการ e-Tax Invoice ไม่ได้อยู่เพียงการเปลี่ยนเอกสารกระดาษให้เป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ แต่คือการเชื่อมกระบวนการตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทางให้ทำงานต่อเนื่องมากขึ้น

เมื่อระบบเชื่อมกับโปรแกรมบัญชีหรือ ERP ได้ ข้อมูลจากรายการขายสามารถถูกนำไปสร้างเอกสาร ตรวจสอบ ลงลายมือชื่อ นำส่ง และจัดเก็บได้โดยลดขั้นตอน Manual ช่วยลดการคีย์ข้อมูลซ้ำและทำให้ตรวจสอบสถานะเอกสารได้ง่ายขึ้น

สำหรับการใช้ผู้ให้บริการตัวแทน กรมสรรพากรระบุว่าผู้ประกอบการที่ใช้ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ต้องแจ้งชื่อผู้ให้บริการผ่านระบบของกรมสรรพากรก่อนเข้าใช้บริการ

เลือกผู้ให้บริการ e-Tax Invoice ที่พร้อมรองรับการเติบโต

ระบบ e-Tax Invoice เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทางบัญชีที่ธุรกิจต้องใช้งานต่อเนื่อง การเลือกผู้ให้บริการจึงควรมองทั้งความถูกต้องตามข้อกำหนด ความสามารถในการเชื่อมต่อระบบ ความปลอดภัย ความเสถียร และบริการหลังการขาย

ก่อนตัดสินใจ ควรเริ่มจากสำรวจจำนวนเอกสาร ระบบที่ใช้อยู่ และขั้นตอนการทำงานจริงของแต่ละฝ่าย จากนั้นจึงเปรียบเทียบว่าผู้ให้บริการ e-Tax Invoice รายใดสามารถเข้ามาลดงานซ้ำซ้อนและรองรับรูปแบบธุรกิจได้มากที่สุด เพราะระบบที่เหมาะสมไม่เพียงช่วยให้ออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ แต่ยังช่วยวางโครงสร้างงานหลังบ้านให้พร้อมรองรับการเติบโตในอนาคต